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Gestão de Fluxo de Caixa

1. Lucratividade vs Fluxo de Caixa (Cash flow)

A lucratividade é importante no longo prazo; no curto prazo, o fluxo de caixa deve ser administrado com cuidado para evitar ficar sem caixa e potencialmente ser forçado à liquidação.

Quais processos você pode implementar para gerenciar a situação, quais ferramentas estão disponíveis? Aprenda a prever quando a empresa pode ficar sem dinheiro e tomar medidas preventivas, na forma de perseguir pagamentos, falar com o gerente do seu banco ou obter uma injecção privada de dinheiro.

⚠A incapacidade de manter o fluxo de caixa é uma queda comum de empresas que não podem mais cobrir suas despesas necessárias, como salários, aluguer ou suprimentos de matéria-prima.

A falta de dinheiro é a razão pela qual a maioria das empresas é forçada à liquidação. Embora a lucratividade seja importante no longo prazo para uma empresa, no curto prazo, o fluxo de caixa deve ser administrado com muito cuidado.

É importante garantir que você tenha um pagamento regular executado com processos configurados correctamente. Se você não enviar suas facturas para o contacto certo, no momento certo e perseguir o pagamento quando apropriado, provavelmente não receberá o pagamento dentro do prazo. Lembre-se de dar tempo para que o pagamento também seja compensado no banco.

Um dos maiores problemas das Pequenas e Médias Empresas (PMEs) é que muitas grandes empresas estão a aumentar seus prazos de pagamento padrão, que às vezes chegam a 90 dias. As empresas menores podem não ter alternativa a não ser aguardar o pagamento.

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2. O que fazer?

O melhor que você pode fazer é facturar os clientes com antecedência, garantir que seus pagamentos estejam em seus sistemas e confirmar educadamente com o departamento de contas que sua factura será paga no prazo.

Tenha muito cuidado com a redução dos preços para ganhar trabalho. Ao trabalhar com margens baixas, você tem que trabalhar muito mais para equilibrar os lucros e é difícil aumentar os preços.

Tente não ser muito dependente do cheque especial. Não veja isso como parte do seu financiamento de fluxo de caixa, mas como um retrocesso se os fundos estiverem apertados. Se houver probabilidade de você violar seu cheque especial, a melhor aposta é avisar o gerente do banco com antecedência.

⚠Os bancos preferem trabalhar com uma equipa de gestão que tem controlo sobre suas finanças, mesmo que haja um problema temporário; do que com pessoas que não têm controlo sobre seus negócios financeiros.

Envie ao seu credor cópias regulares de suas contas de gerenciamento com um resumo de seu desempenho. Então, se precisar estender as facilidades de empréstimo, você já demonstrou que está no controlo.

Pense no seu fluxo de caixa como o aspecto mais importante do seu negócio, possivelmente tão importante quanto a actividade de vendas.

  • Saiba quanto custará administrar a empresa nos próximos 6 meses.
  • Saiba de onde e quando o dinheiro virá
  • Desconfie de custos ocultos
  • Inclua tudo no seu plano – incluindo honorários profissionais, seguro e juros sobre o cheque especial, contingência por doença
  • Lembre-se de que toda vez que você dá crédito a seus clientes, isso está custar-lhe fluxo de caixa
  • Realize previsões regulares de fluxo de caixa. Isso varia de acordo com o seu negócio, mas semanalmente é provavelmente uma boa idéia se as finanças estiverem instáveis. A parte complicada é prever os pagamentos com precisão para a semana actual e as vendas futuras.
  • Planeie as despesas, cuidadosamente, e esteja ciente do que deve ser pago regularmente, bem como pagamentos únicos.
  • Revise tudo isso a cada semana ou mês e compare sua posição real com sua posição orçada. Se você não acertar o alvo, descubra o motivo e faça algo a respeito. Os pagamentos estão atrasados? Você precisa ligar e buscar o pagamento? Você está a comprar acções pelo preço certo? Você está a obter suas margens de lucro sobre as vendas?

Se seus registos contábeis forem bem mantidos, isso se torna uma tarefa relativamente simples. Eles fornecerão uma base para seus cálculos, combinar as vendas que você acredita que terá e os custos que você sabe que provavelmente ocorrerão.

Ao fazer isso, você pode ver claramente quando a empresa pode ficar sem dinheiro e tomar medidas preventivas, na forma de perseguir pagamentos, falar com o gerente do banco ou obter uma injecção privada de dinheiro.

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3. Principais dicas para melhor gestão de Fluxo de Caixa

Mantenha suas previsões financeiras simples e atualizadas

  • Tente ter contractos alinhados antes de iniciar seu negócio
  • Negocie preços e condições de pagamento com fornecedores
  • Se possível, negocie os termos de crédito ao negociar o preço de venda, em suas reuniões de vendas iniciais
  • Faça pesquisas de crédito sobre quem deve dinheiro a você
  • Não dê crédito aos clientes, tente obter uma porcentagem do pagamento adiantado
  • Para novos clientes, peça-lhes para pagar na factura, ou em 14 dias, antes de ir para 30 dias.
  • Para incentivar os clientes a pagarem rapidamente, ofereça descontos para liquidação antecipada e considere multas por atraso no pagamento. Marque essas penalidades no seu modelo de factura e aplique-as se necessário
  • Obtenha aconselhamento profissional sobre a inscrição para impostos
  • Certifique-se de que os sistemas de sua empresa e o gerenciamento de estoque sejam eficientes
  • Transforme sua gestão financeira num hábito
  • Adote uma abordagem proactiva para gerenciar devedores e mantenha o gerenciamento de crédito no topo da sua lista.

Hoje, simplesmente facturar um cliente por um produto ou serviço não é mais uma garantia de pagamento. Perseguir o pagamento consome tempo – tempo que poderia ser usado para construir negócios importantes e relações com o cliente. Chega um ponto em que o custo de perseguir os clientes supera os benefícios de mantê-los. Um bom gerente de crédito pode reduzir o desperdício de recursos investidos nesses clientes e, em última análise, evitar baixas.

Num momento em que o caixa é importante, as empresas com a visão de integrar sistemas e procedimentos de gestão de crédito nos seus processos de negócios serão as primeiras na fila quando se trata de ser pago e dentro do prazo.

Um bom controlo de crédito é consistente e funciona para um sistema de extractos, cartas e ligações telefónicas com acção legal como último recurso. A maioria das pequenas empresas aloca poucos recursos para ele e, muitas vezes, será o proprietário-gerente que irá perseguir o pagamento. Isso pode dificultar o relacionamento com os fornecedores; portanto, tente contractar um controlador de crédito para fazer isso.

Um controlador de crédito irá implementar um sistema de contacto consistente e regular com o cliente e focar na construção activa de relações com os departamentos financeiros dos clientes… Pelo menos se você souber sobre a tempo, você pode lidar com eles da melhor forma possível – sem se prejudicar!

A menos que você esteja a lidar com o Departamento de Estado, considere a protecção da dívida. Ele cobrirá você se o negócio de um fornecedor falhar, mas verifique os preços com cuidado. Às vezes, os custos são proibitivos e superam os benefícios.

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